Contingency Plan คืออะไร
ในอุตสาหกรรม ในห่วงโซ่การผลิตsupply chain ย่อมต้องเกิดความเสี่ยงต่อความสามารถในการผลิตตลอดห่วงโซ่นั้นๆ ดังนั้นปัญหาของบริษัทหนึ่งอาจสร้างผลกระทบต่อบริษัทอื่นๆได้

ในอดีตเป็นหน้าที่ของผู้ซื้อที่ต้องบริหารความเสี่ยงในการจัดหา ว่าจ้างต่างๆ ซึ่งต้องเตรียมทางหนีที่ไล่ให้พร้อมในกรณีที่ supplier มีปัญหา แต่ด้วยระบบการผลิตปัจจุบันที่มีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกันอย่างยิ่งใน supply chain ดังนั้นแม้ว่าท่านไม่ห่วงบริษัทของท่านว่าหากเกิดวิกฤติการณ์ท่านจะทำอย่างไรให้ธุรก
ิจมีความต่อเนื่อง แต่ผู้ซื้อของท่านห่วง ดังนั้นในเรื่อง Contingency plan จึงเป็นเรื่องที่ผู้ซื้อบังคับให้ท่านมีแผนนี้ไว้

ตัวอย่างของสถานการณ์ความไม่แน่นอน ( Contigency)
เหตุธรรมชาติพิบัติ เช่น แผ่นดินไหว , น้ำท่วม, ไฟไหม้ พายุ ขาดสาธารณูปโภคพื้นฐานเช่น ขาดน้ำ ขาดไฟ ขาดพลังงาน การประท้วง หยุดงาน เป็นต้น มากน้อยแล้วแต่ประเภทและขนาดขององค์กรท่าน
อื่นๆ เช่นต เกิดมลพิษจากสถานประกอบการใกล้เคียง คอมพิวเตอร์ขัดข้อง สารเคมีหก เกิดปัญหาร้ายแรงกับซัพพลายเออร์ของท่าน เอกสารที่สำคัญหาย

แต่ละองค์กรจำเป็นต้องมีแผนตอบโต้สถานการณ์ความไม่แน่นอนที่เหมือนกันหรือไม่

ไม่ แต่ละประเทศ แต่ละจังหวัด มีปัญหาที่ต่างกัน มีผลในเรื่องเหตุธรรมชาติพิบัติที่ต่างกัน เช่นน้ำท่วม หากประวัติศาสตร์ไม่เคยมีน้ำท่วมในพื้นที่ท่านย้อนหลังไป 10-20 ปี แนะนำว่าท่านคงไม่มีความจำเป็นต้องทำแผนในสิ่งที่มีโอกาสหนึ่งในล้านที่จะเกิดขึ้น
ดังนั้นก่อนทำ contingency plan ควรทำการคำนึงถึง โอกาสการเกิดและผลกระทบเสมอ ไม่ว่าอย่างไร ลูกค้าของท่านมักเป็นผู้กำหนดประเด็นให้ท่านทำแผนตอบโต้นี้

อะไรคือวัตถุประสงค์ของ contigency

เนื่องจากสถานการณ์ทีไม่แน่นอน ( Contigency) เป็นสถานการณ์ที่ซึ่งไม่สามารถป้องกันการเกิดได้ แต่ไม่ว่าอย่างไร เราสามารถลดผลกระทบที่อาจเกิดและในบางกรณีอาจสามารถลดโอกาศการเกิดได้ ด้วยเหตุนี้แผนฉุกเฉิน Contingency Plans ต้องเน้นในแง่วิธีการในการลดผลกระทบที่ซึ่งสามารถควบคุมได้โดยองค์กรของคุณโดยการวางแผนล่วงหน้า

ในแผนควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง

จากวัตถุประสงค์ตามที่กล่าวข้องต้น สิ่งที่ต้องปรากฏในแผนจะต้องประกอบด้วย มาตรการในการหลีกเลี่ยงเหตุการณ์และ ระงับหรือลดผลกระทบ(การเยียวยา บรรเทาผล) ต่อลูกค้าของท่าน

ในเรื่อง contingency มีการพัฒนามาจากเรื่องความปลอดภัย
เข่นหากเป็นเรื่องอัคคีภัย โดยส่วนมากมักประกอบด้วย
 

1. แผนก่อนเกิด
แผนการอบรม
แผนการตรวจสอบ
แผนการรณรงค์ป้องกันอัคคีภัย

2. แผนขณะเกิดไฟไหม้
แผนการดับเพลิง
แผนการอพยพ
แผนการบรรเทาทุกข์

3. หลังเพลิงสงบ
แผนการปฏิรูปฟื้นฟู

ซึ่งในมุมมอง Contingency Plan ในอุตสาหกรรม ในห่วงโซ่การผลิต supply chain คือแล้วคุณจะทำอย่างไรกับ order ที่ได้มา เพราะหากโรงงานคุณ panic จนเกินไป หรือไม่เตรียมตัวอะไรไว้ จะมีผลทั้งในแง่การส่งมอบ คุณภาพอาหาร และ ความปลอดภัยในอาหาร  หมายเหตุ หากคุณสนใจในเรื่อง Food Safety แต่เพียงอย่างเดียวจะเป็นเรื่อง emergency ของ ISO22000

ต้องวางแผนไว้อย่างละเอียดหรือต้องมากแค่ไหน

จะมากจะน้อยขึ้นอยู่กับ โอกาสและความเสี่ยง รวมถึงความร้ายแรงหากเกิดเหตุการณ์นั้นขึ้นมา เพราะหัวใจของเรื่องนี้การคือ ลดผลกระทบและโอกาสการเกิด

มีตัวอย่าง procedureไหม

โดยส่วนตัว ความเห็นในเรื่องนี้ ไม่มีความจำเป็นต้องเป็น procedure
สิ่งที่สำคัญคือแผนงานที่ต้องเตรียมไว้ ในแผนงานนี้คือการระบุสิ่งที่จำเป็นต้องทำเพื่อแก้ไขหรือจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น

หัวข้อของแผนควรประกอบด้วย
1. แหล่งความเสี่ยง
2. รายละเอียดของสถานการณฺ์ไม่แน่นอน
3. ผลกระทบต่อธุรกิจ
4. แผนสำรองฉุกเฉิน
5. การเตรียมการล่วงหน้าเพื่อป้องกัน

 

ไม่ว่าอย่างไรต้องการ procedure เพราะเขาสั่งมา

หากท่านโดนบังคับ ว่าต้องมี procedure....
แนะนำ เขียน procedure ง่ายๆ

1. กำหนดว่าคณะกรรมการตอบโต้สถานการณ์ไม่แน่นอนนี่้ประกอบด้่วยใตรบ้าง
2. ทำการประชุมเพื่อกำหนดมาตรการ
3. ระบุมาตรการเป็นเอกสาร
4. ทำการทบทวนโดยฝ่ายบริหารปรุจำปี

ง่ายดี ไว้ที่ไหนก็ได้ แปะไว้ที่ QM แปะไว้ไหนก้ได้

เรื่องพวกนี้ เป็นเรื่องการจัดการวิกฤติ
ไม่ใช่งาน routine
ไม่ต้องมากขั้นตอนหรอก
มีแต่ต้องแผนสำรองที่ต้ิองเตรียมไว้
มีแต่ต้องกำหนดว่าใครต้องรู้เรื่องแผนสำรองบ้าง

มีแต่ต้องให้พนักงานรู้ว่า จะลดการสูญเสีย การเสียหาย การป้องกันการปนเปื้อน ล่วงหน้า ก่อนเกิดเหตุ
มีแต่ต้องกำหนดว่าใครต้องรับผิดชอบอะไร ต้องแจ้งใคร ต้องเตรียมอะไร
ต้องรู้ว่าต้องโทรหาใคร เวลานั้น ซึ่งอาจเป็นนอกเวลางาน.....
ต้องมีรายชื่อของใคร ต้องมีหมายเลขโทรศัพย์ ที่ยังใช้ได้อยู่เสมอ
ต้องติดต่อทำสัญญากับ sub รายไหนล่วงหน้า .....

ไม่จำเป็นหรอกว่าต้องมีprocedure ผมอาจสับสนระหว่างคำว่า procedure กับ แผน ซึ่งหาก procedure มีลักษณะเหมือนแผน ผมก็ว่าดีนะ (ป้องกันผู้ตรวจประเมินซื่อบื้อ มาบังคับเรา รำคาญ .... ชื่อก็บอกอยู่แล้ว ว่า Contingency Plan / Emergency Paln ถามหา procedure อยู่ได้ นิ !)

ว่าแต่ว่าคุณมี contingency Plan สำหรับ ชีวิตแล้วหรือยัง

มานั่งเปิดอ่านแต่คอมพ์ ไม่ทำงาน .... ^---^