อะไรคือการสอบกลับได้?(Traceability)

คือ ความสามารถในการสอบและติดตาม อาหาร อาหารสัตว์ ผลิตอาหารสัตว์ หรือส่วนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีจุดประสงค์สำหรับการบริโภค ซึ่งใช้ในทุกขั้นตอน ไม่ว่าผลิต กระบวนการ และการกระจาย ( “ The ability to trace and follow a food, feed, food-producing animal or substance that will be used for consumption through all stages of production, processing and distribution.)  

การสอบกลับได้(Traceability) นั้นเป็นเครื่องมือในการจัดการความเสี่ยง ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจอาหารและผู้ที่มีอำนาจในการดำเนินการ ให้สามารถทำการเพิกถอนหรือเรียกคืนผลิตภัณฑ์ ที่ซึ่งถูกชี้บ่งว่ามีความไม่ปลอดภัยได้ อย่างไรก็ตามประโยชน์ที่ได้จากการดำเนินการดังกล่าวดังนี้ 

• ใช้เป็นข้อมูลสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตและสนับสนุนด้านการควบคุมคุณภาพ เช่น การควบคุมสต็อค ประสิทธิภาพของการใช้วัตถุดิบ รวมทั้งคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์และแหล่งที่มา
• ช่วยให้การจัดการปัญหา อย่างมีประสิทธิภาพ สนับสนุนประสิทธิภาพการเพิกถอนและการเรียกคืนของสินค้าให้กระทำได้โดยเร็วเมื่อเกิดปัญหา ลดผลกระทบที่จะเกิดจากเพิกถอนใดๆ และ ผลกระทบที่ทำให้การค้าหยุดชะงัก ซึ่งช่วยลดการสูญเสียในด้านค่าใช้จ่าย
• ทำให้การพิจารณาปัญหาภายใน สามารถชี้บ่งได้ถึงสาเหตุที่แท้จริง แสดงถึงความเชื่อถือได้ และสามารถดำเนินการเพื่อป้องกันการเกิดซ้ำ
• ทำให้สามารถการทวนสอบว่าสินค้าที่ถูกร้องเรียนเป็นกลุ่มไหนมีปริมาณเท่าใด   และใช้ในการเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริโภค เช่น ประเด็นเรื่องแหล่งที่มาเป็นต้น 

อะไรคือสิ่งที่ เพียงพอ สำหรับระบบการสอบกลับได้(Traceability)?

แค่ไหนถึงจะ เพียงพอ สำหรับระบบการสอบกลับได้(Traceability) มีความจำเป็นที่ต้องระมัดระวังในการกำหนดการสอบกลับ เพราะสิ่งนี้ต้องแลกมากับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น เพื่อให้ได้มาซึ่งความปลอดภัยกับผู้บริโภค

การประเมินความเสี่ยงเป็นหัวใจของการออกแบบระบบการสอบกลับได้ เพื่อสร้างความมั่นใจในการจัดการกับความเสี่ยง ที่ซึ่งขึ้นอยู่กับการจัดซื้อวัตถุดิบและผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่ผลิต ต้องรักษาความเหมาะสมระหว่าง ความซับซ้อน ค่าใช้จ่าย ความคุ้มค่า การนำข้อมูลไปใช้ และผลกำไร

ตัวอย่างของสินค้าที่เป็น bulk

วัตถุดิบบางอย่างมีการจัดเก็บแบบ bulk เช่น น้ำตาลและแป้ง วัตถุดิบเหล่านั้นถูกจัดส่งในลักษณะที่มีการระบุเป็น batch  เมื่อถูกใส่ลงในถังจัดเก็บที่ซึ่งผสมกับส่วนที่เหลืออยู่ก่อนหน้านี้

ซึ่งจะเป็นสาเหตุที่เกิดการผสมรวมกันอย่างต่อเนื่อง ถ้าหากส่วนที่ถูกส่งมาแล้วนั้นถูกระบุว่ามีการปนเปื้อน อาจจะทำให้ต้องมีการทำลายสินค้าที่มีอยู่ทั้งหมดใน Tank ดังกล่าว และรวมถึงรุ่นที่ผลิตของสินค้าสำเร็จรูป ที่มีอยู่ทั้งหมด ที่ซึ่งมีวัตถุดิบที่ปนเปื้อนดังกล่าวอยู่ ทำให้ต้องมีการทำลายที่สูญเสียปริมาณมาก ด้วยเหตุผลนี้จึงต้องทำการศึกษาระบบการสอบกลับอย่างระมัดระวัง

ระบบการสอบกลับได้(Traceability) ต้องมั่นใจว่าส่วนประกอบทั้งหมดของกระบวนการผลิตนั้น ได้ถูกพิจารณาและไม่ควรจะมีแค่ส่วนประกอบที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์อาหารเท่านั้น แต่ต้องรวมทั้งบรรจุภัณฑ์ต่างๆและส่วนประกอบอื่นๆ ระบบต้องดูความพอเพียงเพื่อมั่นใจว่าระบบการสอบกลับได้(Traceability)สามารถที่จะดำเนินการได้ตลอดทั้งขั้นตอนการผลิต รวมทั้งการชี้บ่ง สินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิต สินค้ากึ่งสำเร็จรูป การนำกลับมาทำใหม่ และสินค้าที่มีการตีคืน หรือ อยู่ในสถานะ รอการตัดสินใจ หรือการดำเนินการใดๆ

ระบบต้องสามารถสอบกลับได้(Traceability)แบบ forwards และ backward เช่น ชี้บ่งว่าวัตถุดิบที่ใช้สู่ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป และในทางกลับกันเพื่อชี้บ่งส่วนประกอบของสินค้าสำเร็จรูป รายละเอียดเหล่านี้รวมทั้งรายละเอียดเชิงปริมาณ ซึ่งหมายถึงการเช็คจำนวนหรือมวลรวมคงเหลือ ท่านต้องทำการทดสอบ ตรวจสอบระบบการสอบกลับได้ หรือทดลองเรียกคืนเพื่อนับวัตถุดิบทั้งหมด เพื่อแสดงความสมดุลของจำนวนวัตถุดิบที่ใช้ไปเทียบกับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่ได้ โดยรวมทั้งของเสียและการ rework ที่เกิดขึ้นไว้ด้วย

A + B + C              =            ขั้นตอนการผลิต                =          X, Y, Z
วัตถุดิบต่างๆ                   ปริมาณที่ได้/ ของเสีย/ผลิตซ้ำ                ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

ระบบการสอบกลับได้ จะต้องสามารถดำเนินการเพื่อให้ได้ผลดังนี้ เช่น การคัดแยกรุ่นผลิตที่ไม่ปลอดภัยหรือการเรียกคืนจากคลัง ในระยะเวลาที่เหมาะสม ความเหมาะสมของช่วงเวลานั้น จะต้องเกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์เทียบกับอายุของสินค้า ความซับซ้อนของกระบวนการผลิตและ supply chain และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับผู้บริโภค
ระบบการสอบกลับได้จะต้องเตรียมไว้เพื่อง่ายต่อการสอบกลับข้อมูลต่างๆให้กับผู้บริโภค และสามารถดำเนินการรับรองความใช้ได้ของการร้องเรียนใดๆ

ระบบการสอบกลับได้ ต้องสามารถที่จะยืนยันได้ว่า มีการตรวจสอบทุกขั้นตอนตามแผนที่ได้วางไว้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น การทวนสอบความพร้อมของ เครื่อง metal detecter ว่าได้ดำเนินการตรวจสอบอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ในแต่ละส่วนของ batch ของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปหรือไม่

ตัวอย่าง รายละเอียดที่ต้องมีไว้สำหรับการสอบกลับ

• เอกสารที่เป็นรายละเอียดของผู้ขายและลูกค้าต่างๆที่ประกอบไปด้วย ชื่อและที่อยู่
• ลักษณะปกติของผลิตภัณฑ์และวันที่ส่งมอบ
• ปริมาตรหรือปริมาณของสินค้า
• หมายเลขรุ่นผลิต หรืออย่างอื่นที่เหมาะสม
• ใช้เมื่อ /วันที่หมดอายุ
• เอกสารอธิบายรายละเอียด เช่น วัตถุดิบ กระบวนการที่กำหนดเฉพาะ เช่น แหล่งที่มาของผลไม้และผัก เนื้อ น้ำผึ้ง

ทำไมต้องทดสอบระบบการสอบกลับได้(Traceability)?

การทดสอบระบบการสอบกลับได้(Traceability) เพื่อยืนยันว่า ระบบสามารถทำงานได้ เพื่อ
- พิสูจน์ว่าระบบยังคงใช้ได้หรือไม่ได้
- แสดงถึงจุดอ่อนของระบบ ที่ซึ่งจะทำให้บริษัทอยู่ในภาวะเสี่ยงต่อการฟ้องร้องเพื่อทำให้มีประเด็นในการปรับปรุงระบบก่อนที่จะเผชิญกับเรื่องดังกล่าว
-พิสูจน์ว่าสามารถรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ ได้รวดเร็วมากน้อยเพียงไร รวมทั้งการดำเนินการแก้ไข
- มั่นใจได้ว่าการสอบกลับสามารถทำได้ตลอดทั้ง supply chain เช่น จากวัตถุดิบเฉพาะจนกระทั่งถึงลูกค้าที่อยู่ใน supply chain หรือจากที่ได้จัดส่งถึงสถานที่ลูกค้า เพื่อสอบกลับ ไปหาผู้จำหน่ายวัตถุดิบดังกล่าว
- เพื่อเป็นการอบรมและฝึกสำหรับบุคคลากรเพื่อให้มั่นใจได้ว่า มีความชัดเจนในกฎระเบียบและความรับผิดชอบต่างๆ  เพื่อให้สามารถตอบโต้จัดการในเหตุการณ์จริงเมื่อเกิดการเพิกถอน.

การดำเนินการทดสอบการสอบกลับได้ควรดำเนินการอย่างไร ?
 

ต้องกำหนดความถี่ ว่าจะบ่อยแค่ไหน และระบบการสอบกลับได้นั้นจะเช็คอะไรบ้าง ซึ่งอาจจะเป็นการเช็คบางส่วนบ่อยๆ โดยอาจมีความถี่เป็นอาทิตย์ หรือทดสอบระบบทั้งหมด แต่ด้วยความถี่ที่น้อยลง ซึ่งอาจจะรวมเอาการทำ Mock recall ไปด้วยกัน ไม่ว่าอย่างไร ต้องมั่นใจว่าระบบการสอบกลับได้นั้น ได้รับการทดสอบครบถ้วนไม่น้อยกว่าทุกๆรอบ 12 เดือน และต้องเก็บบันทึกในแต่ละครั้งที่ทดสอบ

ในการดำเนินการเช็คระบบสอบกลับนี้ ให้ทำการเลือกรุ่นผลิตที่เฉพาะของผลิตภัณฑ์ อาจจะเป็นการสุ่มเลือกทางกายภาพจากสถานที่จัดเก็บของลูกค้า หรือจากคลังกระจายสินค้าของตัวเองโดยทำการเลือกผลิตภัณฑ์จากบันทึกการผลิต การติดตามกระบวนการผลิต แบบ backward นั้นจะเริ่มจากสินค้าที่ได้มีการจัดส่งไปที่คลังสินค้าของลูกค้าแล้ว ย้อนกลับไปจนกระทั่งรายการของวัตถุดิบต่างๆ รวบรวมเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ ในส่วนการดำเนินการแบบ forwards จะเลือกแบบสุ่มกับวัตถุดิบและการนำไปใช้ของรายการวัตถุดิบจากผู้ขายในผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

การดำเนินหลังจากการทดสอบระบบการสอบกลับได้(Traceability)

การประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร จะต้องมีการวิเคราะห์ว่าระบบยังสามารถทำงานได้หรือจุดใดที่ล้มเหลว ผลลัพธ์ที่ได้จากการสอบกลับได้(Traceability) นั้นจะถูกนำไปสู่บุคคลที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมนั้นๆที่อยู่ภายใต้การดูแล การดำเนินการแก้ไขและกรอบระยะเวลาที่จะนำไปปฏิบัติต้องถูกกำหนด และต้องมั่นใจว่าการดำเนินการแก้ไขนั้นได้มีการติดตามและยืนยันการแก้ไขดังกล่าวได้เหมาะสม